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ソフトウェア導入事例

  • ソフトウェア導入
  • 複合機導入

EEL Co.,Ltd 様

URL
http://www.eel-co.jp

EEL(イール)様は洋服のデザインから製作を手掛けるオリジナルブランドメーカー。卸から実店舗での販売も行っておられます。

今回は渋谷様よりお話をお伺いました。


導入のきっかけは取引先の増加から

庚伸さんとの最初のお付き合いは高橋(イール様スタッフ)の前の会社の先輩から、石丸(弊社営業)さんを紹介して頂いて。そこから複合機などを色々お願いをしていました。

私と高橋の二人でやっているときは会社もそこまで大きくなかったので、三枚複写の納品伝票や請求書を手書きで管理していました。その後徐々に取引先が増えてきて、電卓を叩いたりしていると、手作業だとどうしても時々ミスがあったりして。それじゃあエクセルできちんと管理しようとなって。

それでも取引先がさらに増えてくると管理が難しくなってきて。件数が70社とかになると、一ヶ月の納品書が200枚くらいになるんです。そうなるとエクセルで管理しても結局納品後の請求に数の間違いが出てきたり、結果としてお客様に迷惑がかかるじゃないですか。

だったらもう自動計算してもらえるシステムがあればと。請求業務とそのチェックに時間を取られるのであれば、システムにそこは任せて。その分の時間を他の仕事に回す事が出来るといいんじゃないかと思って。多少お金がかかったとしても、そのシステムを作ってもらえたらと石丸さんに相談しました。

最初は御社のある程度出来上がっているやつ(※パッケージ管理ソフト)があるじゃないですか。それで行こうかって話をしていたんですけれど。うちの場合サイズごとのアイテム振り分けがあるので、パッケージ版だと対応しきれなくて。それじゃあと、いろいろ案を聞いてもらいながら、うち用のオリジナルソフトにカスタマイズしてもらいました。


半日の仕事がわずか10分に

今は御社のシステムで納品書を立ててもらっています。それとうちの手入力の控え(エクセル)を照らし合わせてチェックして。基本的に間違いがあるのは僕らの方なのですけれど。その照らし合わせ作業を10~20分でやって。チェックが終わったら一気に請求書を発行します。

本当に苦じゃなくなりましたね。手作業でやっていた時はこれが半日仕事になったりするので20日と月末の締めが億劫だったんですよ。あの作業やるのやだなーって。


意外なところも便利

それと請求書が小窓付の封筒に変えてもらったんですけれど、あれが地味に楽ですね。

今までだと数十社分の封筒を事前に印字して用意していたんです。この封筒って均等に無くなるわけじゃなくて、取引が多いところだと10ヶ月で無くなるところもあれば、2年かけて無くなるところもあるんです。そうなってくると、いざ実際請求書を発行する時に、A社B社の分はあって、C社の分はない。じゃあC社の分を印刷しようと思った時にプリンターに紙が詰まったりして結構ストレスが溜まるんです。

それを小窓付の封筒にしてもらったので、システムで社名住所を印字した請求書を印刷したら、後は共通の小窓封筒に入れるだけですから、すごく楽だなと。

その業務に関してはたぶん五分の一以下の作業時間になったんじゃないですかね。3時間近くかかっていたのが30分で終わるんで。それはすごく有難いなと。


最も便利な機能はオーダーシートの取り込み機能

一番便利なのはオーダーシートを取り込めること。これが一番楽ですね。

うちって展示会を年に何回かやるんです。そこで全国のバイヤーの方が展示されてある服を見て、「この商品を何枚欲しい」とかオーダーを書いたものをFAXしてもらう。それがだいたい3000アイテムくらいになります。 今まではオーダーFAXを手書きで一個一個集計していたんです。
「AのシャツはA会社に何枚、B会社に何枚…」みたいにして1人が書き起こした物を、もう一人がチェックする。この作業って一週間くらいかかるんです。しかも二人以上必要になってきますし。でもこれを間違えてしまうと納品できない。本来納品できるものを納品できず、いらないものを作ってしまうとダブルでマイナスになってしまう。だから時間をかけてでも100%あってるものにしなくちゃいけない。手作業だとものすごく大変でした。

これをどうにかしたいというのを庚伸さんにお願いして、色々悩ませてしまったとは思うんですけど。 それを改善してもらった提案がオーダーシートのシステムでした。

エクセルのオーダーシートをはじめに作って、各お店さんにメールで送って。そこに入力してもらったものをうちに返信してもらって一気にシステムで取り込んでしまう。これで作業時間は10分の1になったんじゃないでしょうか。

今までだと一つのブランドで年に3回ペースで展示会をしていたんです。今はレディースのブランドも年に2回やっているので計5回ですね。五回の作業の時間を短縮できるようになったのはこのシステムに投資して本当一番良かったと思います。


結構わがままを聞いてもらいました

どうせやるなら活用していきたい。そんな僕らのわがままを結構聞いて頂きました。色々打合せさせてもらって、作ってからもここを修正してって要望聞いてもらって。その結果凄く使いやすいシステムにしてもらいました。

システムが入ってから4人新しく人を入れているんですけど、もう4人とも熟知していて。パソコンを使い慣れている人間であればマウス操作だけで簡単に使えるので教えるのも楽です。

人数が少なければ少ないほどこのシステムは効果があると思います。結局事務作業とか請求業務って時間を費やすしかないじゃないですか。効率よいやり方を見つけたとしても人の手だと限界があるので。それがこういった形で自分達に向けてカスタマイズされたシステムがあれば費やす時間を少なくできる。それが本当にありがたいですね。


良い循環

物を作る時にオーダーに書いてある着数から布地のメーターであったりボタンであったり全部出していくので、オーダーシートが出来ないと着工へ移行できない。着工時は工場に「これだけこれを作ってください」っていうキャパ取りをするんですが、オーダーの元になる展示会ってどのお店もだいたい同じなので、オーダーシートが遅れれば遅れるほど工場のキャパ取も遅れて後回しにされちゃうんですよ。1週間遅れると納期が四半月遅れるとか半月遅れるとか出てくるので。

それが今までより早くなることで、キャパ取も早くなって商品もきちんと納期に入る。納期通り入ったからちゃんと売れる。売れたから追加注文がきて、僕らもまた生産に移れると。良い循環になっていっているのは間違いないですね。それはシステムを入れてから確実に変わったことだと思います。

このシステムって洋服屋だとほとんど通用するんじゃないですかね。卸メーカーはメンズだろうがレディースだろうが、キッズだったりしてもこのシステムは使えると思います。




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